Los fondos documentales constituyen un patrimonio discreto pero único e insustituible. Su pérdida o deterioro en situaciones de emergencia puede tener consecuencias irreversibles para la memoria cultural, científica y administrativa de la comunidad. Por ello es fundamental disponer de una protección específica en prevención y gestión ante emergencias, protección que está amparada por el concepto de salvaguarda. A grandes rasgos, la salvaguarda del patrimonio documental se estructura en torno a cuatro niveles de gestión.

El primero está enfocado en el análisis de riesgos. Permite identificar las amenazas, las vulnerabilidades y valorar la capacidad de respuesta institucional.

Este proceso de análisis permite desarrollar un segundo nivel, centrado en la planificación institucional de carácter preventivo –mejora de la capacidad institucional para afrontar situaciones de emergencia- y la previsión de los diferentes escenarios de riesgo.

El tercer nivel, derivado de los dos anteriores, establece la estructura y metodología de la gestión operativa ante las emergencias y el salvamento de colecciones desarrollando protocolos de actuación y técnicas básicas de rescate. Finalmente, la gestión post-evento se enfoca en la recuperación de materiales afectados es el objeto del cuarto nivel, que comprende la evaluación de las actuaciones y la mejora de los procedimientos. Este enfoque se alinea con el modelo promovido por el Plan Nacional de Emergencias en Patrimonio Cultural, que impulsa medidas de prevención, protocolos de actuación y coordinación institucional para minimizar los daños al patrimonio cultural en situaciones de emergencia.

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