¿Qué derechos hay que tener en cuenta para introducir obras en un repositorio digital?

Especialmente los derechos de reproducción y el de comunicación pública, respetando siempre todos los derechos morales.

Las obras que llevan una licencia de contenidos abiertos (por ejemplo, las Creative Commons) permiten la reproducción y comunicación pública en este tipo de infraestructuras, si bien, será necesario reconocer la autoría y las condiciones de uso explícitamente. Por su parte, las obras en dominio público pueden depositarse y difundirse a través de repositorios sin necesidad de ulteriores requerimientos.

¿Es necesario obtener el permiso del titular de los derechos sobre las obras que se introducen en el repositorio digital?

Sí, se necesita la autorización del titular de los derechos de explotación (autor, herederos, editor o entidad de gestión que los represente) excepto cuando las obras lleven una licencia de contenidos abiertos o pertenezcan al dominio público.

No es necesario obtener la cesión en exclusiva de los derechos de explotación. En general, los repositorios solicitan una licencia no exclusiva de distribución permanente en el momento de depósito de una obra en su plataforma.

Actualmente, la gran mayoría de editores de revistas científicas internacionales difunden en sus webs sus políticas de autoarchivo para repositorios. Estas políticas indican si y bajo qué condiciones el autor de un artículo científico puede depositar y difundir en acceso abierto una copia en un repositorio de manera legal. Esta política se refleja igualmente en los contratos de transferencia de copyright (CTA en sus siglas en inglés) y en las licencias para publicar que firma un autor. Además, existen cada vez más políticas de autoarchivo en repositorios para libros y capítulos de libros en esta línea.

¿Se pueden archivar en repositorios digitales obras ya publicadas?

Para los trabajos ya publicados se necesita la autorización del titular de los derechos, quien indicará las condiciones de archivo.

En el caso de las revistas científicas, existen bases de datos que facilitan información sobre las condiciones de archivo (pre-print, post-print, versión final editorial, etc.): Sherpa-Romeo, Dulcinea. Es importante notar que en las políticas editoriales para autoarchivo los editores suelen distinguir entre repositorios institucionales, repositorios temáticos, webs de instituciones, y redes sociales académicas. Esta distinción es importante ya que los permisos y condiciones de autoarchivo pueden variar de manera significativa.

En cualquier caso se deberá citar en los metadatos siempre al titular, así como cualquier condición específica de uso explícitamente indicada por el titular de los derechos de la obra (por ejemplo, la licencia de uso).

¿Se necesita el permiso del autor cuando existe una relación laboral con la institución responsable del repositorio?

El artículo 51 de la TRLPI establece que la cesión de los derechos de explotación de una obra creada en virtud de una relación laboral se rige por lo establecido en el contrato formalizado por escrito. A falta de éste, se considera que los derechos de explotación han sido cedidos en exclusiva a la institución para el ejercicio de su actividad habitual. Bajo ningún concepto la institución puede hacer uso de la obra ni disponer de ella para otros fines que no sean los propios.

¿Se pueden utilizar fotografías en miniatura (THUMBNAIL?) en repositorios digitales?

Pueden darse diversas casuísticas. Si se trata de un contenido con una licencia abierta (por ejemplo, Creative Commons o similar) su distribución y condiciones de uso vendrán marcadas por la licencia.

Si se trata de una fotografía con todos los derechos reservados, se podrá usar a efectos de investigación y siempre y cuando se realice mediante red cerrada e interna a través de terminales especializados instalados a tal efecto en las bibliotecas y siempre que dichas fotografías figuren en las colecciones de la biblioteca y no sean objeto de condiciones de adquisición o de licencia. Todo ello sin perjuicio del derecho de titular de los derechos a recibir una remuneración equitativa.

Ante la dificultad de interpretación de la ley, se apela al uso común: citar la autoría y la fuente, no tener beneficios económicos y no perjudicar a terceros.

¿Las bibliotecas precisan el permiso del autor para cambiar de formato las imágenes con fines de preservación?

No, si cumple las siguientes condiciones:

• no tener finalidad lucrativa
• realizarse para fines de conservación
• y que la biblioteca sea de titularidad pública o integrada en instituciones de carácter cultural o científico.

¿Cómo afectan las licencias Creative Commons a los repositorios digitales?

Existen repositorios digitales que exigen que los contenidos estén licenciados en Creative Commons. Es importante que el titular de la obra sea consciente de esta exigencia ya que las licencias Creative Commons o similar son de carácter permanente e irrevocable y pueden llegar a ser incompatibles con otros usos planeados por el titular de la obra.

En otros casos, la vinculación de las obras con estas licencias vendrá determinada por la voluntad del titular de derechos de explotación.